Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beknopte omschrijving
Als Personal Assistent ondersteun jij de vicevoorzitter. Bestuurders en secretaris/directeur hebben binnen het bestuurssecretariaat elk een eigen aanspreekpunt, maar het team als geheel is verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële dienstver

Beschrijving

Als Personal Assistent ondersteun jij de vicevoorzitter. Bestuurders en secretaris/directeur hebben binnen het bestuurssecretariaat elk een eigen aanspreekpunt, maar het team als geheel is verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële dienstverlening. Dit betekend dat er buiten jouw ondersteuning voor de vicevoorzitter ook goed onderling dient te worden samengewerkt, uitgewisseld en afgestemd.


Een greep uit de werkzaamheden:

• Complex agendabeheer


• Zorgen dat de juiste informatie en documenten beschikbaar zijn voor besprekingen, bezoeken en ontvangsten. Hierin bepaal jij zelf welke informatie nodig is en hoe en waar je deze kunt opvragen en/of genereren.


• Van de vele vragen die via jou aan de vicevoorzitter of andere collegeleden worden gelegd stel jij de urgentie, relevantie en gevoeligheid vast. Waar mogelijk handel je zaken zo ver als je kan zelfstandig af.

Functie-eisen

Voor deze functie beschik je over een HBO werk- en denkniveau. Beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en Engels en heb je ruime kennis van Word en Outlook. Als persoon heb je een positieve instelling, ben je zelfstandig, accuraat en iemand die proactief en met veel enthousiasme deze functie vormgeeft. Je beschikt over een grote mate van stressbestendigheid, flexibiliteit en je hebt gevoel voor bestuurlijke en academische verhoudingen. Je bent in staat om op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie contacten te onderhouden; je communiceert trefzeker en tactvol richting mensen. Verder ben je in staat prioriteiten te stellen en zaken snel, zorgvuldig en correct af te handelen. Ervaring met iBabs is een pré. En ten slot is een openhouding en teamwork erg van belang binnen de organisatie.

Wat wij bieden

Een uitdagende fulltime functie binnen een mooie organisatie voor 32 uur per week (ma-do). Het gaat om een tijdelijke functie van minimaal 2 á 3 maanden maar met kans op uitloop.


Salaris: Schaal 8 (evt. aanloopschaal 7) 2579 -- 3389 (38 uur p/w).